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Who's who @ Autoworld

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Avec les derniers assouplissements gouvernementaux, Autoworld prépare une rentrée qui s’annonce déjà très riche.  L’occasion de rencontrer le duo 'Events' du musée, Lauren et Alex.
Ce jeune duo veille au bon déroulement des événements non organisés par le musée car Autoworld est également ce qu’on appelle, dans le jargon événementiel une 'Special Venue' labellisé Green Key.

Lauren a 26 ans et elle a rejoint Autoworld en août 2019.  Alex en a 28 et cela fait cinq ans qu’il est au département « Events » du musée.  Duo de choc atypique car si Alex a commencé par guider Lauren à son arrivée, c’est désormais elle qui tient les rênes du service et demande à Alex de la seconder depuis qu’il travaille à mi-temps… Cela, en toute cordialité.Autoworld est une « Special Venue », c'est-à-dire un lieu particulier et non classique pour organiser un événement, qu’il s’agisse d’un cocktail de quelques personnes ou d’une manifestation de grande envergure. En temps normal (c'est-à-dire hors pandémie), Autoworld peut accueillir jusqu’à 1500 personnes !  Il s’agit donc de bien gérer !« Nous avons beaucoup de chance », racontent presque en cœur Lauren et Alex. « Nous ne devons presque jamais faire de prospection car les demandes arrivent spontanément.  Notre lieu est tellement exceptionnel ! Nous sommes membre du BSE, le Brussels Special Venue, qui dirige les demandes d’organisations vers une quarantaine de lieux d’exception à Bruxelles, mais nous avons également des clients qui reviennent régulièrement tant ils sont satisfaits.  Nous avons également la chance d’être situés à quelques encablures des Communautés européennes qui sont      notre principal client « event ». » Lauren et Alex se partagent les clients qu’ils gèrent chacun de A à Z, depuis la visite des lieux, l’offre, la recherche de partenaires traiteur et technique etc… jusqu’au debriefing et la facturation.  « Le client est entièrement pris en charge par l’un de nous, ce qui le rassure beaucoup. Nous sommes entièrement à sa disposition et sommes également présents lors de son événement.  Nous ne quittons les lieux que lorsque nous sommes absolument certains que tout est sous contrôle, souvent au moment du dessert lorsqu’il s’agit d’un événement avec repas », explique Alex.  « Oui,   mais il nous arrive aussi de rester jusqu’à la fin et de dormir dans les canapés du bureau du musée      vers 1 ou 2h du matin… », ajoute Lauren avec un clin d’œil.  C’est que Lauren habite Alost et Alex             Diest (bien qu’il aime ajouter qu’il est de Mol !)… trop loin pour rentrer à cette heure tardive…« La période Corona nous a fait vivre des moments particuliers », raconte Lauren.  « Comme il y avait beaucoup de membres du personnel en chômage technique, ceux qui étaient présents faisaient un peu de tout : vente au shop, à la caisse, gestion des Friends, secrétariat… ».  Malgré leur jeune âge et leurs beaux diplômes, Lauren et Alex aiment mettre la main à la pâte et venir en aide à tous les autres départements lorsque cela est nécessaire… « Nous sommes de véritables touche-à-tout (manusjes van alles) », ajoute Alex en riant.  « Nous sommes au cœur de la gestion du planning et de la logistique.  On nous demande donc aussi conseil à ce niveau-là. »Après plus d’une année de baisse d’activité due aux mesures liées à la pandémie, la reprise semble assurée pour la rentrée 2021. « Nous avons beaucoup d’espoir », dit Lauren avec enthousiasme. « Le calendrier de septembre est déjà rempli comme en 2019, et octobre suit le même chemin.  Les entreprises sont prudentes. Alors qu’avant, elles réservaient un an à l’avance, aujourd’hui elles se décident de plus en plus tard mais nous avons confiance. » Et Alex d’ajouter : « de toutes façons,    nos contrats sont flexibles et comprennent une clause de report ou d’annulation si les clients étrangers ne peuvent pas venir à cause des normes qui changent souvent. »



02/09/2021

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