Nu de overheid de regels nog meer heeft versoepeld, bereidt Autoworld zich voor op een nieuw schooljaar boordevol activiteiten.  Daarom spreken we vandaag af met het 'Events'-duo van het museum: Lauren en Alex.
Dit jonge duo waakt erover dat de evenementen goed verlopen. Want zoals dat in het vakjargon heet, is Autoworld ook een 'special venue' met Green Key label.

Lauren is 26 jaar en werkt sinds augustus 2019 bij Autoworld.  Alex (28) is al vijf jaar aan de slag op de afdeling 'Events' van het museum. De twee vormen samen een buitengewoon team: hoewel Alex Lauren begeleidde toen ze bij Autoworld startte, is het nu zij die de touwtjes in handen heeft op de afdeling. Toen Alex deeltijds ging werken, vroeg ze hem om haar assistent te worden. Hun band op het werk is dus hecht!

Autoworld is een 'special venue': een bijzondere, allesbehalve traditionele locatie waar je evenementen kunt organiseren – van een cocktail voor enkele personen tot een grootschalige bijeenkomst. In normale, pandemievrije tijden kan Autoworld tot wel 1500 gasten ontvangen!  Het is dus belangrijk dat alles in goede banen wordt geleid.
“We hebben veel geluk”, zeggen Lauren en Alex bijna in koor. “We moeten bijna nooit reclame maken, want de aanvragen rollen spontaan binnen.  Zo uniek is onze locatie! We zijn lid van BSV, Brussels Special Venues, een instelling die aanvragen van organisaties koppelt aan een selectie opmerkelijke locaties in Brussel. Maar we hebben ook klanten die spontaan regelmatig terugkomen omdat ze zo tevreden zijn.  We hebben ook het geluk dat we op een steenworp afstand van de Europese instellingen liggen, want zij zijn onze grootste klant voor evenementen.” 

Lauren en Alex begeleiden ieder hun klanten van a tot z, van het plaatsbezoek tot de   offerte, de zoektocht naar cateraars en technische partners … tot aan de debriefing en facturering.  “Altijd staat een van ons beiden van begin tot einde aan de zijde van de klant en dat werkt erg geruststellend. We staan altijd klaar en zijn ook zelf van de partij tijdens het evenement zelf. We blijven ter plaatse tot we absoluut zeker weten dat alles onder controle is. Bij evenementen met een maaltijd is dat meestal het moment waarop het dessert wordt opgediend”, legt Alex uit. “Ja, maar het gebeurt ook dat we tot het einde blijven en rond 1 à 2 uur 's ochtends op de zetels in het kantoor van het museum in slaap vallen …”, voegt Lauren lachend toe. Lauren woont namelijk in Aalst en Alex in Diest (maar hij komt eigenlijk uit Mol, zoals hij er steeds bij zegt). En dat is te ver om zo laat nog naar huis te rijden.

“De coronatijd was voor ons een periode vol bijzondere momenten”, vertelt Lauren.  “Heel wat collega's waren technisch werkloos en de overblijvers deden zo'n beetje alles: de shop openhouden, aan de kassa staan, de Friends beheren, administratief werk …”  Ondanks hun jonge leeftijd en klinkende diploma's steken Lauren en Alex graag de handen uit de mouwen en hielpen ze alle andere afdelingen waar nodig. “We zijn echte manusjes-van-alles”, lacht Alex. “Wij houden ons vaak bezig met de planning en logistiek.  Ook daarover vragen mensen ons dus vaak advies.

”Na meer dan een jaar kalmte door de coronamaatregelen ziet het ernaar uit dat het begin van het nieuwe schooljaar een gegarandeerde doorstart wordt. “We kijken er alvast hoopvol naar uit”, zegt Lauren enthousiast. “De kalender voor september is al even vol als die van september 2019, en oktober belooft al even druk te worden. De bedrijven zijn nog voorzichtig. Vroeger reserveerden ze al een jaar op voorhand, nu beslissen ze steeds later. Maar we hebben er vertrouwen in.” Alex voegt toe: “In elk geval zijn onze contracten flexibel: ze omvatten een uitstel- of annuleringsclausule voor het geval dat klanten uit het buitenland niet naar België kunnen komen door alweer een nieuwe wijziging van de regels.”